Els desenvolupaments fracassen pels seus inicis

Una dita apunta que els arbres torts no es poden corregir quan són grans, calia haver-hi estat al cas mentre eren petits. Amb els projectes passa una mica el mateix.

Segur que tots tenim al cap la música de la frase: "i ara se'ls acut canviar els requeriments" o "... però això no ho havien demanat! Ara caldrà refer una part de la feina".

Doncs pensem com mirar d'evitar aquesta deriva des del començament.

Per posar-nos en situació, repassem el model de desenvolupament de projectes que proposen a la DesignPedia (Juan Gasca, Rafael Zaragozá. Editorial: Thinkersco). No explicaré de què va tot plegat perquè els gràfics són prou clars:

Aquesta representació dels dos rombes és una adaptació que
han fet a la DesignPedia del model del British Design Council.

El model, que no explicarem, està pintat en rombes per reforçar la idea de dinamisme, de reiteració que cal en qualsevol procés de disseny. Vas passant per les fases conscient que sempre pot ser necessari tornar enrere per redefinir algun aspecte. Això seria una mica el resum. Però d'aquest model (per al nostre propòsit) només ens interessa la primera part, "mapejar", perquè és on incideix la solució que vull presentar. Per tant, apunto a continuació la definició de mapejar que hi ha a la DesignPedia:

"Mapear es la acción de delimitar el contexto de trabajo en relación a lo conocido, lo desconocido y por conocer, así como nuestro alcance y objetivos.Por norma general se considera que una idea fallida es consecuencia de un mal desarrollo o de una mala finalización. Sin embargo, en un alto porcentaje, las causas de ese ‘fracaso’ acontecen en su etapa inicial provocadas por un incorrecto planteamiento del problema.Desde el inicio debemos no solo buscar soluciones, sino la base de la propia búsqueda, es decir, por qué lo hacemos, para qué y para quién. A su vez, debemos entender quiénes somos y de qué herramientas disponemos, así como lo que sabemos y lo que desconocemos."

Fa un temps, l'Oriol Ripoll em va comentar que s'estava mirant una cosa que es deia Business Origami, que feia bona pinta i que volia veure com treure-li suc. M'ho vaig mirar i vaig pensar que en algun moment, ho comentaria en aquest blog, perquè em va semblar un sistema molt adequat d'engegar coses.

El Business Origami se situa en aquest nivell, en el mapeig. Es tracta de donar veu a tots els implicats en un projecte per tenir sobre la taula el màxim nombre de condicionants que poden afectar el desenvolupament del projecte i ho fa, com el seu propi nom indica, amb papers plegats sobre els que s'hi treballa (s'hi anoten les idees interessants referents al tema que representa el paper).

Jess McMullin té a Slideshare una presentació força extensa sobre el disseny participatiu. Moltes empreses utilitzen aquesta tècnica en els seus departaments de disseny i crec que tothom ens hi hem aproximat d'una manera o altra a l'inici de qualsevol projecte. Fer participar la gent en la presa de decisions és essencial per a encertar.

Si mireu la web de Hitachi veureu una imatge d'un tauler preparat per a aquesta tècnica. Es tracta de col·locar sobre un tauler blanc peces retallades de paper que representin els diferents actors, les diferents circumstàncies, necessitats, inconvenients, mitjans, etc. d'una situació i convidar la gent a dir-hi al seva. Senzill, oi?

Fer-ho amb fitxes sobre un tauler té l'avantatge de poder veure-hi clarament les relacions entre les peces, cosa que facilita l'establiment de dependències o de refusos. El Gamification Model Canvas (en vaig parlar al blog fa un temps) ja ve a ser això, però amb la solució cuinada.

En llegir la informació sobre el Business Origami vaig mirar d'adaptar-lo al meu entorn laboral, la formació i de seguida se'm va acudir una pregunta: "Podem orientar-lo a rebre els requeriments d'un encàrrec?"

Crec que sí (i, a més, fàcilment).

Plantejar d'aquesta manera la recollida de requeriments per a un projecte té l'avantatge que deixa de ser cosa dels tècnics per part de l'empresa de serveis i del cap que fa l'encàrrec per part de l'empresa client (amb les dificultats de comunicació que sol comportar una reunió entre dos perfils, generalment, tan dispars. Penseu en les solucions de programari en les empreses: qui les decideix?, qui les pateix?) i s'hi poden implicar tots els estaments afectats.

Amb el Business Origami poden participar en el moment inicial del projecte els usuaris finals, els qui hauran de fer-ne el manteniment, els qui l'hauran de pagar... Un seguit de perfils que tenen molt a dir en aquesta situació i que, normalment, només poden explicar-se quan "el peix ja està venut". I, normalment, s'expliquen mitjançant queixes o resistències (les persones solem ser "conservadores" en el sentit més etimològic del terme).

D'altra banda, la dinàmica del Business Origami és molt de joc però no és competitiva. El plantejament és lúdic: targetes, un tauler, retoladors de colors... Tothom col·labora per a identificar els elements implicats en el procés amb la idea clara que com més elements se n'identifiquin en el primer moment, menys voltes caldrà fer i, no menys important, quants més nivells d'implicats estiguin representats en el moment de la presa de decisions, serà molt més fàcil de gestionar el canvi perquè els problemes que acostumen a manifestar-se quan el projecte arriba als usuaris (la resistència al canvi, que apareix tant sovint en parlar de gestió empresarial) s'hauran pogut plantejar des de l'inici.

Amb tot això al cap, vaig mirar d'adaptar el model concret de targetes que utilitzen a la Columbia Britànica per identificar i solucionar problemes de la població, a la meva realitat i el resultat va ser el següent*:

• Usuaris
• Empresa
• Connectivitat
• Pressupost
• Mitjans
• Duració de l'acció
• Lloc de desenvolupament de l'acció 
• Objectius de l'acció

Només vaig haver d'inventar icones per a representar els objectius (en l'exemple de la Columbia britànica l'objectiu és el plantejament de l'acció) i tot el que fa referència al temps (duració de l'acció, dins o fora de l'horari laboral). Adaptar-ne la resta al que cal identificar en una acció formativa, no va ser complicat.
______________________________________
* No reprodueixo les targetes perquè excepte les indicades (una diana --objectius--., un calendari --duració--  i un rellotge --dins o fora de l'horari laboral--, la resta són les que trobareu en l'exemple citat